GTD实践笔记（4）——磁盘文件管理

《Getting Things Done》这本书中，讲得最多的是普通纸质文件的管理。其实现在大家接触最多的都是数字化的磁盘文件。如何有条理地管理磁盘文件，下面介绍一下我的经验。

GTD方法中最重要的工具是“收集篮”。按照《Getting Things Done》中的介绍，收集的各种资料、素材、待办事项、备忘、想法……全都先扔“收集篮”中，然后忘掉“收集篮”中的这些东西，集中注意力做好当前的工 作；到了回顾总结的时间，再整理“收集篮”中的东西。

建立一个inbox文件夹

我在“我的文档”中建立一个名为inbox的文件夹，这个inbox文件夹就是电脑中的“收集篮”。

• 收到客户交给的文档，先拖到这个inbox里面；
• 从网上收集的一些参考资料，也先存到这个inbox里面；
• 自己拟写的一些草稿，先存到这个inbox里面；

反正按照“不判断，不质疑，不评估，不批判。追求数量，不求质量。”的原则，扔到这个inbox文件夹后，先暂时不管。到了回顾整理的时候，再分类，转移到其他文件夹中。回顾整理的时候，也可以判断一下哪些资料有用，那些没用的就直接删除。

文件夹的分类

文件要分类存放才方便管理。虽然利用搜索工具可以快速地搜索到需要的文件，但是如果存放的时候不讲究条理，管理、备份就非常麻烦。如果分类合理，其实也不用依赖搜索功能，也可以快速地找到自己想要的文件。

我在“我的文档”下面建立了”WORK、STUDY、HOME、MIND”几个文件夹。先按照文件的工作性质来分类。

• 和工作相关的文件，例如广告提案、策划方案、客户资料、合同、工作中产生的其他文件都放入WORK文件夹中。
• 和学习相关的文件，例如电子书，网上收集的资料，Java DOC等等都放STUDY文件夹。
• 和生活相关的文件、例如个人的一些文章、日记、私人的数据、通讯录、家庭相关的记录等等，都放入HOME文件夹。
• MIND文件夹则用来存放一些想法、构思，通常是一些思维图、草图或者一些草稿。

WORK、STUDY、HOME、MIND这几个文件夹下面还会有子文件夹。WORK中的子文件夹按照项目的名称、或者客户的名称命名，不需要依靠搜索功能也能快速地找到需要的文件。子文件夹的层次不宜过多，一般1到2级就可以了。

给文件夹设置一个漂亮的图标

现在各种操作系统(XP、Ubuntu、mac OS)都可以给文件夹设置图标、缩略图。我给inbox、WORK、STUDY、HOME、MIND、outbox等等文件夹都设置了不同的图标和缩略图。文件夹不再是单一的黄色的“夹子”，既方便识别，也美观。

我更喜欢Ubuntu中的功能，可以设置指定文件夹图标的大小，我可以把这些主要的文件夹都设置为256像素，突出显示。只不过现在用的是XP比较多。

妙用快捷方式

所有操作系统都提供了“快捷方式”或者“链接”的功能。很多XP的用户可能都不怎么使用“快捷方式”来管理工作文件。简单介绍一个使用“快捷方式”的方式。

要开展一个项目，项目的资料、素材有来自inbox的，有原本磁盘中的旧文件。按照GTD的经验，应该把所有资料素材都集中在一个文件夹中。

于是新建一个项目文件夹。那是不是把所有相关的文件都复制、或者移动到这个新的项目文件夹中呢？

不用，建立“快捷方式”即可。同时按着ALT键，把文件拖放到项目的文件夹中，就可以建立文件的“快捷方式”了。

查询搜索

前面提到，有一个熟悉、符合自己思维习惯的文件夹结构，其实很少依赖查询功能。如果不得已要进行搜索，用系统提供的搜索功能已经足够。以前我也用过Google Desktop，效果确实惊人。问题是Google Desktop的索引文件要占用巨大的磁盘空间。如果过于依赖搜索工具，还会助长了自己的惰性。现在看来，只要科学地管理文件，其实不用搜索工具也依然能够快速地找到需要的文件。

要善用工具、不要依赖工具。不要忘记，我们的大脑比电脑强不知多少倍。

备份方案

数据是宝贵的，各种文件都是我们辛苦劳动的成果。但是磁盘是脆弱的、电脑是会出问题的。在用电脑的时候，不要忽视了备份的作用。备份的途径，我分两种。

一种是本地备份，把硬盘中的文件备份到移动硬盘或者DVDR中。备份工具我现在使用comodo，制定好备份方案，每次按一下“执行”按钮就可以同步到指定的设备中。

另外一种是“云”备份，使用免费的网络备份服务，例如mozy。前段时间我用storytlr.com做了一个试用Mozy的“故事”，可以参考一下。《试用MozyHome free》。

最后推荐大家使用一个取代“Windows资源管理器”的工具UltraExplorer。